教室づくりの物語

次の課題は「空き」がすぐ分からないこと

予約システムができて受付はずいぶん楽になりましたが、次の課題が見えてきました。生徒さんに「どの日なら空いてますか？」と聞かれたとき、すぐに答えられないのです。紙のカレンダーの頃は、ページをめくって、数えて……ようやくお答えしていました。

混み具合が色でわかる「空き状況マップ」

実はエクセルの時代から、空き状況の表が自動でできる仕組みは作っていました。新しい予約システムでは、それをさらに一歩進めて、ひと月の混み具合を色の濃淡でひと目で見渡せる「空き状況マップ」に。濃い色は混雑、薄い色はゆったり。カレンダーを開けば、その場でパッとご案内できます。

見えるようになると、ご案内が変わる

マップにしてみると、やはり土曜日に希望が集中していることがはっきり分かります。「この日は混み合っていますが、平日のお昼はゆったりですよ」——そんなご案内が自然にできるようになりました。ゆったりした時間帯は質問もしやすいので、じっくり学びたい方には実はおすすめです。

混雑日の前に、そっと備える

7月最初の土曜日は、月初の受付と重なる、一年でも特に忙しい日。その前の週は、AIと相談しながらシステムの速度と安定性を整えて備えました。こうして月に一度の山場を越えるたびに、教室のシステムは少しずつ賢くなっていきます。

教室のパソコンだけで使う仕組みから

最初の予約システムは、教室の中で受付を少しでも早く、確実にするために作ったものでした。予約を入力し、席を確認し、変更の記録を残す。毎日の仕事に合わせて直していくうちに、次の目標が見えてきました。

「生徒さんが自宅から、自分の予約を確認できたらもっと便利ではないか」。そこから第4弾の改良が始まりました。

QRコードを読み、予約番号を入力

予約確認票や会員用カードに印刷されたQRコードをスマートフォンで読み取り、ご本人の予約番号を入力します。QRコードは共通ですが、予約番号は生徒さんごとに異なります。名前を公開の画面へ並べず、自分の番号を知っている方だけが予約確認へ進める形にしました。

カレンダーを見てから変更・キャンセルへ

画面では現在の予約を確認し、空き状況カレンダーを見ながら次の希望を考えられます。変更やキャンセルが必要なときは、そのまま案内に沿ってGoogleフォームから申し込めます。電話で日付を聞き間違えたり、変更前の時間が分からなくなったりしにくいよう、「見て確認してから送れる」流れを大切にしました。

送信したら、教室で確認して受付

フォームを送った時点で予約が自動的に書き換わるわけではありません。教室側で内容と席を確認し、受付が完了してから確定します。便利さだけを優先せず、満席や入力間違いによる行き違いを防ぐための大切なひと手間です。

自宅から使えても、教室のルールは同じ

自宅から申し込めるようになりましたが、変更・キャンセルの期限や受付時間などのルールはこれまでと同じです。いつでも送れることと、いつでも受付が完了することは別。小さな教室だからこそ、無理なく確実に続けられる形にしています。

完成ではなく、また一歩

QRコード、予約番号、空き状況カレンダー、Googleフォーム。それぞれは身近な道具ですが、教室の仕事に合わせてつなぐことで、自宅と教室を結ぶ予約の仕組みになりました。これで完成ではありません。実際に使っていただきながら、分かりにくいところを直し、また次の一歩へ。予約システムも教室と一緒に、転がり続けています。