「PDFって何ですか？」「Wordとどう違うんですか？」
教室でもよく聞かれるこの質問。初めて聞くと少しややこしく感じますが、実はとてもシンプルです。
■ Wordは「編集用」、PDFは「完成品」
Wordは、文字や画像を自由に編集できる文書ファイルです。たとえば、履歴書や案内文などを何度も修正したいときにはぴったりですね。
それに対してPDFは、見た目をそのまま保つための形式です。印刷したときと同じレイアウトで表示されるため、どのパソコンで開いてもズレたり崩れたりしません。
■ PDFはこんな場面で使われます
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市役所などの申請書類
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チケットや受講証の電子データ
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教室の案内パンフレット
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請求書や見積書などの取引書類
こうした「見た目が変わってはいけない書類」には、PDFがよく使われています。
■ Wordで作った文書もPDFに変換できます
Wordで文書を作ったあと、「名前を付けて保存」からファイルの種類をPDFにするだけで、簡単にPDFが作れます。
印刷したような状態で保存できるので、配布資料やメール添付にとても便利です。
■ 編集するならPDFではなくWordで
PDFはあくまで「完成品」を渡すための形式なので、あとから細かく直すのには向いていません。
打ち直したり、文章を追加したりするなら、最初からWord形式で作るのがおすすめです。
■ まとめ：PDFは「見た目を守る」ための形式
PDFは、「見た目がそのまま変わらないように渡す」ための形式です。
一方で、編集や作成にはWordが便利。
それぞれの特徴を知っておくと、「なぜPDFで送ってくるのか」が自然とわかるようになりますよ。