約6年前に始めたExcel Onlineでの予約管理。
当時はとても便利でしたが、教室の状況が変わるにつれて、少しずつ見直しが必要になってきました。
約6年前、パソコンジム豊中ではExcel Onlineを使った予約管理へ切り替えました。
紙だけで管理していた頃に比べると、空き状況が見やすくなり、当時としてはとても便利な仕組みでした。
ただ、その後少しずつ教室の予約の取り方が変わっていきました。
特に大きかったのが、優先予約をご利用いただく生徒さんが増えてきたことです。
優先予約は、生徒さんにとってとても便利な仕組みです。来月分の予定をまとめて取れるので、通いやすくなりますし、「希望の時間が取りやすい」という安心感もあります。
実際に、多くの生徒さんに喜んでいただいている仕組みです。
ただ、その一方で、毎月1日から1週間ほど、教室側は何をやっているのかわからないくらい忙しくなる時期がありました。
生徒さんに紙の予定表へ来月分の予約を書き込んでもらい、それを見ながらExcelへ入力する。
その作業をしている間にも、予約変更の電話が鳴る。
特に土曜日は人気が高く、希望が重なると調整だけで時間がかかりました。
特に大変だったのは、私が一人で教室にいる時間です。
授業をしながら予約を受け、電話にも対応し、紙の予約表を確認してExcelへ入力する。その間にも「予約を変更したい」という電話が入り、また修正する。
紙を確認してExcelに入力して、変更があればまた修正して。月初だけこの二度手間の繰り返しでした。
まとめて予約できる便利さはそのままに。
でも、月初の予約受付だけが、少しずつ教室のボトルネックになり始めていました。
だからといって、優先予約をやめるという選択肢はありませんでした。
生徒さんにはとても便利な仕組みですし、実際に喜んでいただいています。
それなら、教室側の仕組みを変えよう。
そう考えて、今までの良い部分は残しながら、予約システムを少しずつ作り直していくことにしました。
MacをそのままサーバーにしてExcelと連動させた
そこで手元にあったMacを使って予約システムを作ってみました。
市販の予約システムも便利だと思います。ただ、小さな教室の場合、機能が多すぎたり、こちらの運用にぴったり合わなかったりすることもあります。
それなら、自分たちに必要な機能だけを作ってみよう。
小さな教室だからこそできる、かなり力技の予約システム作りが始まりました。
特別なサーバー機器は何も使っていません。
いくつかのツールを組み合わせるだけで、教室内のどのパソコンからでも空き状況を確認し、そのまま予約や変更ができるようになりました。
Windowsでも仕組みとしては同じことができます。ただMacはこういった小さなサーバー的な使い方と相性がよく、思ったよりスムーズに動いてくれています。
使いながら少しずつ育てていく
最初から完璧ではありませんでした。
実際に使いながら、「ここはもっとこうした方がいい」という部分を何度も作り直しています。
生徒さんが教室のパソコンから空き枠を確認して、その場で予約・変更できるようになったのは確かな変化です。
まだ完成とは言えませんが、月初のバタバタが和らいできているのを実感しています。
小さな教室だからこそ、自分たちにぴったり合う仕組みを作ることができました。
これからも、生徒さんにとって通いやすい教室になるよう、少しずつ改善を続けていこうと思います。
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